Gegevens selecteren

Selecteren houdt in, dat enkele gegevens worden aangekruist in de lijstweergave. De geselecteerde gegevens kunnen in een keer worden bewerkt. Er zijn verschillende manieren om gegevens te selecteren:

•  Handmatige selectie

Markeer gegevens met de muis of met het toetsenbord.

•  Vaste selectie

De belangrijkste selectiemethoden zijn voorgedefinieerd in PerfectView. U kunt organisaties standaard bijvoorbeeld selecteren op postcodegebied.

•  Eigen selectie

Selecteren op alle kenmerken (velden) in een bepaalde toepassing. U kunt bijvoorbeeld alleen contactpersonen selecteren zonder organisatie (particulieren), en voor deze contactpersonen een brief aanmaken.

Nadat u een bepaalde selectie hebt toegepast, hebt u onder andere de volgende mogelijkheden:

•  Geselecteerde kaarten bewerken of verwijderen. Door het bewerken kunt u bij een selectie van contactpersonen bijvoorbeeld een memo toevoegen. Zie hoofdstuk "Geselecteerde kaarten bewerken".

•  Een e-mail versturen ten aanzien van de geselecteerde kaarten (bijvoorbeeld de geselecteerde contactpersonen). Zie het volgende hoofdstuk.

•  Een mailing verzorgen ten aanzien van de geselecteerde kaarten (bijvoorbeeld de geselecteerde contactpersonen). Zie het volgende hoofdstuk.

•  Een overzicht van de geselecteerde gegevens afdrukken met Bestand à Afdrukken.

Handmatige selectie

Gebruik de handmatige selectie als u snel enkele kaarten wilt selecteren.

Zo voert u een handmatige selectie uit:

1. Kies de gewenste toepassing, bijvoorbeeld Contactpersonen.

2. Ga naar de lijstweergave met Beeld à Lijst of Beeld à Kaart en lijst, als de lijstweergave nog niet wordt getoond.

3. Markeer het selectievak van de gewenste kaarten met de muis.

Handmatige selectie van twee kaarten. Kies Bewerken à Verwijderen geselecteerde kaarten om alleen de geselecteerde (aangekruiste) kaarten te verwijderen.

4. U kunt een kaart ook selecteren met de spatiebalk, of met *. Door * te gebruiken, gaat u direct naar de volgende regel. Hierdoor kunt u snel een aantal opeenvolgende regels selecteren.

5. Om de selectie te controleren, kiest u eventueel Beeld à Geselecteerde kaarten. Niet-geselecteerde kaarten worden niet getoond.

6. Voer de gewenste bewerking op de selectie uit.

7. Hef de selectie eventueel op met Selectie à Opheffen selectie.

Vaste selectie

PerfectView wordt geleverd met enkele vaste selecties, waardoor u niet altijd uw eigen selecties hoeft te definiëren. De vaste selecties zijn altijd afhankelijk van de toepassing die u gebruikt. De vaste selecties van bijvoorbeeld Contactpersonen zijn dus niet hetzelfde als die van Organisaties.

Zo voert u een vaste selectie uit:

1. Kies de gewenste toepassing, bijvoorbeeld Organisaties.

2. Ga naar de lijstweergave met Beeld à Lijst of Beeld à Kaart en lijst, als de lijstweergave nog niet wordt getoond.

3. Kies Selectie à Vaste selectie (sneltoets F4).

  
Selectie op postcodegebied.

4. Voer zo nodig de selectiecriteria in. Bij het selecteren van kaarten van een bepaald postcodegebied bijvoorbeeld, moet u de laagste en hoogste postcode invoeren.

Tip:  U kunt de kwaliteit van de adresinvoer van organisaties controleren met een vaste selectie. Open de toepassing Organisaties, kies Selectie à Vaste selectie en kies de selectiemethode Ongeldige adressen. U kunt de geldigheid van privéadressen op overeenkomstige wijze controleren via de toepassing Contactpersonen.

Selecteren contactpersonen op verjaardag

Verjaardagen van contactpersonen kunnen standaard worden vastgelegd in PerfectView op het tabblad Privégegevens in de toepassing Contactpersonen.

U kunt contactpersonen selecteren op verjaardag vanuit deze toepassing met Selectie à Vaste selectie. Kies Jarigen volgende week en voer de selectie uit met Selectie starten.

Alle contactpersonen die voldoen aan de selectie worden gemarkeerd en getoond in de lijstweergave. Op grond van deze selectie kunt u bijvoorbeeld een mailing aanmaken.

U kunt eventueel ook een handmatige selectie op datum uitvoeren met Selectie à Eigen selectie (ALT+F7):

Selectie van contactpersonen die op een bepaalde datum jarig zijn. U kunt als criterium eventueel ook Valt binnen de maand gebruiken.

Eigen selectie

Als de vaste selecties niet voldoen, gebruikt u een eigen selectie. U kunt hiermee selecteren op alle velden die in de toepassing (database) voorkomen.

We volstaan hier met een voorbeeld: het selecteren van organisaties van de klantengroep "Frequente klant". Voor meer informatie over selecties verwijzen we u naar de online help van PerfectView.

Zo voert u een eigen selectie uit

1. Kies de gewenste toepassing, in dit voorbeeld Organisaties.

2. Ga naar de lijstweergave met Beeld à Lijst of Beeld à Kaart en lijst, als de lijstweergave nog niet wordt getoond.

3. Kies Selectie à Eigen selectie (sneltoets ALT+F7). Het selectiepaneel verschijnt.

4. Kies Klantengroep in Veld.

5. Criterium bevat de standaardkeuze is gelijk aan. Wijzig deze niet.

6. Voer het gewenste kenmerk in Waarde in, in dit geval het volgnummer van de klantengroep "Frequente klant".

 Selectie op klantengroep. Kies eventueel Nieuwe voorwaarde om een selectiecriterium toe te voegen.

7. Klik op Selectie starten om de selectie uit te voeren.

Als u een selectie vaker wilt uitvoeren, kunt u de selectiecriteria bewaren. Kies in het bovenstaande selectiepaneel eerst voor Selectie à Selectie extra à Opslaan voorwaarden. Voer dan een bestandsnaam in.

U kunt de bewaarde selectiecriteria de volgende keer opvragen, nadat u Selectie à Eigen selectie hebt gekozen. Kies vervolgens Selectie à Openen selectie.

Geavanceerde selectiemogelijkheden

U vindt meer over geavanceerde selectiemogelijkheden in de helptekst. We volstaan hier met een kort overzicht van de mogelijkheden:

•  Selectie uitbreiden. Alle kaarten die geselecteerd zijn blijven geselecteerd. Kaarten die nog niet geselecteerd zijn worden door de nieuwe selectie alsnog geselecteerd (mits ze aan de criteria voldoen, uiteraard).

Binnen selectie. Voer een extra selectie uit op reeds geselecteerde kaarten. Kaarten die niet voldoen aan de criteria worden gedeselecteerd.