Outlook email archiveren in PerfectView
Geplaatst door Admin, Last modified by Servicedesk PerfectView aan 16 April 2015 16:23

Dit document bevat informatie over het archiveren van email in uw PerfectView. Email berichten van verschillende formaten en bijlagen kunnen in een PerfectView toepassing worden bewaard na het maken van een instelling in uw Outlook software.

Onderdelen:

-Outlook email archivering instellen.

-Archiveren in PerfectView Relatiebeheer.

-Archiveren in een zelfgebouwde PerfectView toepassing.

-Mogelijke (fout)meldingen omtrent archiveren.

 

Outlook email archivering instellen.

Met PerfectView is het mogelijk om uw email te laten opslaan en eventueel beschikbaar te maken voor overige gebruikers hiervan. Deze functionaliteit heet email archivering in PerfectView. Voor deze integratie mogelijkheden heeft u de volgende software nodig:

Outlook 2003, 2007 of hoger

PerfectView 8.x, 9.x of hoger

Windows XP, 2003, Vista of hoger

 

Dit kennisdocument beschrijft hoe u zelf email archivering aanzet in uw (zelfgebouwde) PerfectView toepassing of 1 van onze standaard pakketten PerfectView Relatiebeheer. Voor zelfgebouwde toepassingen heeft u het programma PerfectView Designer nodig.

 

 

Archiveren in PerfectView Relatiebeheer.

 In PerfectView Relatiebeheer zijn de toepassingen Personen.pv en Correspondentie.pv ontworpen voor het beheren van uw relaties en (email) correspondentie. Start Microsoft Outlook indien deze nog niet geopend is.

Voor Outlook 2003 en Outlook 2007:

Extra Opties menu

Ga naar het menu Extra > Opties.

Outlook Opties

Ga naar het tabblad PerfectView. Klik op de knop Toepassingen.Klik op de knop Nieuw. Kies de PerfectView toepassing Correspondentie.pv voor archiveren en sluit het menu met de knop OK. Sluit het Opties venster met de knop OK.

Voor het testen van de functionaliteit:

Outlook email archiveren

Zorg dat u een nieuwe email ontvangt in Outlook. Open het bericht. Een van bovenstaande werkbalken komt in het email bericht te voorschijn, waarmee het email bericht kan worden opgeslagen/gearchiveerd. Kies indien nodig de contactpersoon in Personen.pv (vereist dat de contactpersoon aanwezig is in de PerfectView toepassing) en bevestig het venster met de OK knop.

 

Archiveren in een zelfgebouwde PerfectView toepassing.

Voor email archivering moet uw PerfectView toepassing tenminste de volgende velden bevatten, aangegeven met een asterisk (*):

(*) E-mail ID (tekst)

(*) E-mail adres (email-veld)

CC (tekst)

BCC (tekst)

(*) Naam (tekst)

(*) Onderwerp (tekst)

(*) Bericht (memo-veld)

(*) Datum (datum-veld)

(*) Is ontvangen (ja-nee-veld)

Tijd (tijd-veld)

To (tekst)

Vervolgens voert u de volgende stappen uit:

In PerfectView Designer, ga naar het onderdeel "Archiveren" in de geopende toepassing.

PerfectView Designer Archiveren

In het onderdeel Archiveren, ga naar het tabblad Email en vink de optie Gebruik e-mail beheer met deze toepassing aan.

Indien u een gekoppelde toepassing gebruikt, vink dan ook de optie "Sla berichten op in gekoppelde toepassing" aan.

In het Definitie vak, sleep de beschikbare email velden naar de overeenkomstige PerfectView velden. Let aub op de veldeigenschappen, en pas deze eventueel aan in het onderdeel Velden en formules. Wanneer alle velden geplaatst zijn, klik op de knop OK en bewaar de toepassing.

Start Microsoft Outlook indien deze nog niet geopend is.

 

Voor Outlook 2003 en 2007:

Extra Opties

Ga naar het menu Extra > Opties.

Outlook Opties

Ga naar het tabblad PerfectView. Klik op de knop Toepassingen.Klik op de knop Nieuw. Kies de gewenste PerfectView toepassing voor archiveren en sluit het menu met de knop OK. Sluit het Opties venster met de knop OK.

Voor het testen van de functionaliteit:

Outlook email archiveren

Zorg dat u een nieuwe email ontvangt in Outlook. Open het bericht. Een van bovenstaande werkbalken komt in het email bericht te voorschijn, waarmee het email bericht kan worden opgeslagen/gearchiveerd. Kies indien nodig de contactpersoon in uw PerfectView toepassing (vereist dat de contactpersoon aanwezig is in de PerfectView toepassing) en bevestig het venster met de OK knop.

 

 

Mogelijke (fout)meldingen omtrent archiveren.

 

Foutmelding: Geen instellingen voor archiveren.

Tijdens het kiezen van een archiveringstoepassing voor PerfectView kan de volgende melding optreden:Dit betekent dat in de gekozen PerfectView toepassing geen instelling aanwezig is voor archiveren, of dat deze onvolledig is. Raadpleeg aub hoofdstuk "Archiveren in een zelfgebouwde PerfectView toepassing" om dit op te lossen.

Archiveren foutmelding 1

Foutmelding: Bericht kan niet bewaard worden.

Bij het archiveren van een email bericht met meerdere bijlagen kan de volgende foutmelding optreden:Deze foutmelding is niet goed te reproduceren, maar kan optreden bij e-mails met grote bijlage(n).

Archiveren foutmelding 2

Foutmelding: Onherstelbare fout.

Na het archiveren van een email met bijlagen wordt, indien de contactpersoon niet kan worden gevonden, de mogelijkheid gegeven zelf een contactpersoon uit een lijst te selecteren, waarop de email moet worden gearchiveerd.Indien van deze contactpersoon geen afdeling is ingevuld, kan in een enkel geval de toepassing onbruikbaar raken, zie onderstaande foutmelding:Deze fout is op te lossen dan met PerfectView Designer de toepassing te herindexeren, comprimeren en opnieuw te starten.

Archiveren foutmelding 3

Fout: Geen PerfectView tabblad in Outlook Opties.

Indien in Outlook het tabblad "PerfectView" niet (meer) zichtbaar is, dan zijn er 2 mogelijke oorzaken:

Het PerfectView onderdeel "Microsoft Outlook integratie" is niet geïnstalleerd tijdens de installatie. Raadpleeg aub de handleiding "Uw PerfectView installatie aanpassen (onderdelen)" om uw installatie van PerfectView aan te passen. Na deze installatie zal het tabblad weer zichtbaar zijn.

Microsoft Outlook heeft als gevolg van een (beveiligings-)oorzaak het PerfectView onderdeel "Microsoft Outlook integratie" uitgeschakeld of geblokkeerd voor gebruik.

Dit kunt u terugzetten in Outlook afhankelijk van de versie van Outlook:

Outlook 2003

Start Outlook op. Ga naar het menu "Help > Info". Klik op de knop "Uitgeschakelde items".

Het venster "Uitgeschakelde items" verschijnt, waar mogelijk het PerfectView onderdeel in staat. Selecteer het onderdeel en klik op de knoppen "Inschakelen" en vervolgens "Sluiten". Sluit het venster "Info" en het PerfectView tabblad is weer zichtbaar.

Outlook 2007

Start Outlook op. Ga naar het menu "Extra > Vertrouwenscentrum".

Outlook 2007 Vertrouwenscentrum

Klik in het Vertrouwenscentrum van Outlook op onderdeel "Invoegtoepassingen". Zoek vervolgens in de lijst "Invoegtoepassingen" aan de rechterkant van het venster naar "Uitgeschakelde invoegtoepassingen voor toepassingen". Schakel het onderdeel weer in en sluit het venster met de knop "OK". Het PerfectView tabblad is weer zichtbaar.

(481 stem(men))
Nuttig
Niet nuttig

Reacties (0)