1) Sjabloon maken en adressen invoegen

Indien u nog geen Word sjablonen in uw PerfectView toepassing heeft, volg aub de stappen in onderdeel 2 om een geschikt sjabloon te maken voor de gegevens die u wilt samenvoegen.Standaard heeft de PerfectView applicatie enkele voorbeeldsjablonen die desgewenst kunnen worden aangepast.

Om vanuit het Word sjabloon gegevens vanuit PerfectView in te voeren opent u het sjabloon in Word of vanuit uw PerfectView toepassing(en). Wanneer het document geopend is krijgt u de werkbalk "Afdruk samenvoegen" te zien welke hulpmiddelen biedt voor het later invoeren van gegevens uit PerfectView aan het sjabloon.

U heeft vanaf dit punt 2 mogelijkheden:

- het sjabloon aanpassen met meer velden, inhoud of opmaak

Open het sjabloon door dit te openen met Microsoft Word. Zorg dat het door niemand in gebruik is/geopend is, anders kunnen wijzigingen niet worden opgeslagen! Sla het sjabloon op en sluit dit af wanneer u klaar bent met wijzigen. Vanuit PerfectView kunt u het sjabloon selecteren voor samenvoegen van een gemaakte selectie adressen. Raadpleeg uw PerfectView handleiding of onderdeel 2 in dit artikel voor meer informatie hierover.

- op een later tijdstip adresgegevens invullen op de eerder geplaatste PerfectView velden.

Open het sjabloon door dit te openen met Microsoft Word. Kies, in de werkbalk "Afdruk samenvoegen" voor de optie "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen". Zie onderstaande afbeelding. De geselecteerde adressen zullen op de beschikbare velden worden ingevuld. Sluit het venster met de knop "Ok" om terug te keren naar het sjabloon.

Afbeelding 1: Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen.

Afbeelding 2: Adres selecteren voor Afdruk samenvoegen.

Op het sjabloon kunt u velden uit PerfectView toevoegen mbv de knop "PerfectView veld invoegen" (zie afbeelding 4).

Na het klikken op deze knop verschijnt een venster waarin u deze velden maar ook standaard Word velden in kunt voegen. Let op dat de PerfectView velden zich onder "database velden" bevinden. Deze kunt u alleen toevoegen of verwijderen wanneer u in het sjabloon werkt.

Afbeelding 3: Samenvoegvelden invoegen

Wanneer u het samenvoegen vanuit het sjabloon wilt starten, slaat u het sjabloon op en kiest u voor de optie "Samenvoegen naar nieuw document" in de werkbalk Afdruk samenvoegen. Zie onderstaande afbeelding. Het resultaat van deze actie is een nieuw Word document, op basis van het gemaakte sjabloon, dat alle geselecteerde adressen zal gebruiken voor het uitwerken van het sjabloon. Elk adres is gescheiden via een "Sectie-einde". Sla wanneer u klaar bent het document op en sluit zowel het sjabloon als het document af.

Afbeelding 4: Samenvoegen naar nieuw document.

2) Adressen samenvoegen naar nieuw sjabloon

Start een toepassing in PerfectView op.

Klik in het menu Extra op de knop Samenvoegen. In de PerfectView wizard "Samenvoegen", ga naar het tabblad "Stap voor stap" en kies voor Microsoft Word-toepassing. Klik op Volgende.

In het deelvenster "Nieuw hoofddocument" kies voor "Nieuw hoofddocument maken" en klik op Volgende.In het deelvenster "Document type" kies voor "Formulier" en klik op Samenvoegen. De Word toepassing zal opstarten met een leeg document. Maak notitie dat er een werkbalk in beeld is genaamd "Afdruk samenvoegen". Zie onderstaande afbeelding 5.

Afbeelding 5: Word werkbalk Afdruk samenvoegen.

Maak het document op met statische inhoud en opmaak naar uw wensen. Kies voor de optie "PerfectView veld invoegen" en voeg de gewenste velden op de juiste plaats in. Deze velden zullen bij het samenvoegen worden voorzien van de juiste PerfectView gegevens. Indien een veld niet in dit venster voorkomt, dan ontbreekt het veld in de PerfectView Exportdefinitie. Maak aub gebruik van PerfectView Designer om de gewenste veld(en) toe te voegen, aldus beschikbaar te maken voor samenvoegen.

Sla het document op in de Sjablonen map van uw PerfectView applicatie of op een andere voor u bekende locatie op uw computer/netwerk.

3) Adressen samenvoegen naar bestaand sjabloon

Start uw PerfectView applicatie op, en open de toepassing van waaruit u gegevens wilt samenvoegen naar een Word-document of sjabloon.
Klik in het menu Extra op de knop Samenvoegen. In de PerfectView wizard "Samenvoegen", ga naar het tabblad "Documenten" en kies het gewenste sjabloon. Gebruik eventueel het in onderdeel 1 gemaakte sjabloon. Verifieer dat de gegevensselectie overeenkomt met de door u geselecteerde kaarten in PerfectView en klik op Volgende.Het Word document zal worden voorzien van de geselecteerde kaarten en worden getoond.

Indien het geselecteerde sjabloon velden bevat die niet in de geselecteerde kaarten voorkomt, zal het venster "Ongeldig samenvoegveld" worden getoond voor elk ongeldige veld. Zie onderstaande afbeelding 6. Verwijder eventuele ongewenste velden of vervang deze door een ander geschikt veld. Let op dat deze actie alleen kan worden uitgevoerd tijdens het samenvoegen van het document.

Afbeelding 6: Ongeldig samenvoegveld.