Handleiding samenvoegen naar email
Geplaatst door - NA -, Last modified by Servicedesk PerfectView aan 16 April 2015 16:25

Samenvoegen algemene uitleg

Binnen PerfectView omvat samenvoegen het gehele proces omtrent het uitzetten van gegevens naar correspondentie-media (brieven, emails, documenten, andere programma's). Samenvoegen is het resultaat van geëxporteerde informatievelden die op voorgedefinieerde sjablonen worden ingevuld tot een compleet document.

Het resulterende document is een generiek document met informatie dat u naar een persoon of een groep personen wilt versturen, met als verschil de adressering van de verschillende personen.

Dit is mogelijk via standaard modules in de PerfectView software pakketten, maar kan ook met een zelfgeschreven toepassing.

In dit kennisdocument wordt beschreven hoe het samenvoegen met een zelfgeschreven toepassing kan plaatsvinden.

Vanaf PerfectView 8 en 9 zijn er 4 menu-opties waarmee de gebruiker kan samenvoegen (zie afbeelding 1):

-Nieuwe e-mailing

-Samenvoegen

-Samenvoegen naar Word document

-Samenvoegen naar E-mail

Afbeelding 1: Het menu Extra in Perfectview.

Na het klikken op 1 van de Samenvoegen-knoppen, komt u in de samenvoegen-wizard te recht (zie afbeelding 2), bestaande uit 3 benaderingen voor het samenvoegen van uw PerfectView gegevens naar een document:

-Definities; vooraf gedefinieerde samenvoegdefinities

-Documenten; samenvoegen naar een bestaand sjabloon

-Stap voor stap; samenvoegen naar een nieuw of bestaand sjabloon

Afbeelding 2: Samenvoegen wizard

Na het klikken op de Nieuwe e-mailing knop, komt u in een andere wizard terecht (zie afbeelding 3) Deze opties zijn alleen beschikbaar indien de door u geopende PerfectView toepassing e-mailvelden heeft.

Afbeelding 3: Verzendopties e-mailing

Wanneer u in een sjabloon werkt, zal de werkbalk Afdruk samenvoegen verschijnen in Word. Op deze werkbalk bevinden zich knoppen waarmee velden kunnen worden verplaatst, samenvoegopties worden gekozen en gegevens kunnen worden samengevoegd vanuit PerfectView (zie afbeelding 4).

Afbeelding 4: Afdruk samenvoegen werkbalk

Het invoeren van PerfectView velden op het sjabloon werkt via zogeheten "samenvoegvelden". Deze velden bevatten een veldnaam die pas wordt ingevuld (met gegevens uit een veld uit PerfectView) tijdens het samenvoegen. Door het klikken op de knop "PerfectView veld invoegen" wordt een lijst gegeven met alle beschikbare veldnamen.

Indien een veldnaam in PerfectView niet in deze lijst voorkomt, dan zijn er 2 mogelijkheden:

- De veldnaam komt niet in de PerfectView toepassing voor (de toepassing van waar u gegevens laat samenvoegen)

- De veldnaam komt niet in de "Exportdefinitie" voor van de PerfectView toepassing. Deze Exportdefinitie is aan te passen met het programma PerfectView Designer.

 

 

 

 

Email naar 1 of meerdere ontvangers

 

Indien u een e-mailbericht naar 1 of meerdere personen wilt sturen (of een groep ontvangers), dan kunt u hiervoor de stappen in dit artikel volgen.

1

Selecteer alle ontvangers die de e-mail moeten ontvangen.

2

Klik in het PerfectView menu op Extra > Nieuwe e-mailing.

3

Selecteer het e-mailveld dat de e-mailadressen bevat. Bepaal tevens op welke manier de geadresseerden in het e-mailbericht moeten worden aangeheven (ontvanger of kopie). Klik op de knop OK om door te gaan.

4

Een e-mailbericht wordt opgesteld in uw e-mailprogramma. Alle ontvangers worden ingevuld, en u kunt beginnen met het invullen van de e-mail.

 

 

 

Email vanuit sjabloon sturen naar meerdere ontvangers

 

Indien u vanuit een sjabloon een e-mail wilt sturen naar 1 of meerdere ontvangers, dan kunt u hiervoor de stappen in dit artikel volgen.

1

Selecteer alle ontvangers die de e-mail moeten ontvangen.

2

Klik in het PerfectView menu op Extra > Samenvoegen naar e-mail.

3

Kies een samenvoegdefinitie, of een bestaand e-mailsjabloon. Wanneer u voor een nieuwe definitie kiest, wordt u gevraagd voor een onderwerp en adresveld. Klik op Volgende.

4

Vul een onderwerp en het juiste e-mailveld in en klik op samenvoegen (zie afbeelding 5).

Afbeelding 5: Samenvoegen naar e-mail

5

Een nieuw Word-document wordt gemaakt, waarin de inhoud van de e-mail kan worden opgemaakt, en de werkbalk Afdruk samenvoegen verschijnt.

Voeg, indien nodig, een bijlage in met de knop "PerfectView bijlagen" op de werkbalk Afdruk samenvoegen. Deze bijlage wordt aan elk van de e-mails toegevoegd.

Wanneer het document gereed is, kies voor de optie "Samenvoegen naar e-mail". Het volgende venster verschijnt als in afbeelding 6. Hiermee kan de opgemaakte e-mail aan de geadresseerden worden verzonden, of de zending worden geannuleerd. Tijdens het verzenden is het niet mogelijk om verder te werken in Word, totdat de wizard is voltooid.

Afbeelding 6: E-mails verzenden.

6

Na het verzenden van de emails, of het annuleren van de zending, volgt een kort overzicht, als in afbeelding 7.

Afbeelding 7: Samenvatting verzenden e-mailing.

(240 stem(men))
Nuttig
Niet nuttig

Reacties (0)